Was ist ein Dokumentenmanagementsystem
Streng genommen handelt es sich aus methodischer Sicht um kein System, sondern um eine Software, die zum Zwecke entwickelt wurde, die Vereinfachung im Bürosystem zu erreichen. Diese Dokumentenverwaltungssoftware ist ein Computerprogramm zum Speichern, Verwalten und Verfolgen von elektronischen Dokumenten und elektronischen Bildern von Informationen, die eigentlich früher nur auf Papier existiert haben. In so einem System gibt es natürlich auch die Möglichkeit, sich einer Vereinfachung zu unterwerfen und mit Hilfe eines Dokumentenscanners all die Dokumente zu erfassen, die man so immer braucht. Damit die Daten erfasst werden können, müssen auch alle wichtigen Arbeitsschritte erleichtert durchgeführt werden.
Verschiedene Lösungen werden angeboten
Vor allem sind in den letzten Jahren sehr viele Firmen mit eigenen Produkten auf den Markt gekommen, wodurch sich schon aus dieser Sichtweise eine eigene Dynamik entwickelt hatte. Dadurch wollte natürlich auch jedes Unternehmen eine eigene Lösung auf anbieten, die sich wenn möglich weitgehend von jenen Lösungen der Konkurrenz unterscheiden sollten. Ein weiteres Element ist vor allem auch die Festlegung des Betriebssystems. Nicht jedes System ist nämlich auch mit jedemDokumentenmanagementsystemkompatibel. Dies schadet natürlich der Effektivität und man kann dadurch auch nicht jede Software nutzen. Im gleichen Maße gibt es aber auch den Unternehmen die Möglichkeit, innovative Lösungen für ihre Kunden zu entwickeln. Im Kern handelt es sich aber bei jedem Produkt um eine Verwaltungslösung, die es dem Unternehmen ermöglicht, die Produktion, Speicherung, Verwaltung und Verteilung von elektronischen Dokumenten zu steuern, um eine größere Effektivität zu erzielen und Informationen wiederzuverwenden und den Fluss der Dokumente zu kontrollieren.
Unterschiedliche Produkte für verschiedene Anwendungen
Eine Dokumentenverwaltungssoftware, die das gesamte Dokumentenmanagement, die Zusammenarbeit und eine erweiterte Suchfunktionalität in einer benutzerfreundlichen Lösung vereint, liegt im Interesse der Kunden. Das System umfasst in der Regel auch Verwaltungstools zur Definition der Rollen verschiedener Benutzer, Zugriffssteuerung, Benutzerkontingent, Sicherheitsstufe für Dokumente, detaillierte Aktivitätsprotokolle und Automatisierungseinstellungen.
Welche Vorteile gibt es?
Bei der Entscheidungsfindung im Unternehmen lassen sich viele verschiedene Dinge verbessern. Durch gemeinsame Vorgehensweisen, bessere Kundenbeziehungen, schnellere Verkaufszyklen, verbesserte Produkteinführungszeiten ist letztlich auch eine besser informierte Entscheidungsfindung möglich. Vor allem werden Sie aber ihren gesamten Inhalt des Unternehmens besser steuern können. Sie werden auch mit Ihren Kollegen gemeinsam an Lösungen arbeiten können und die Ergebnisse auch miteinander teilen können.
