Wie man ein Event erfolgreich plant
Jeder, der ein Event bereits organisiert hat, kennt die Situation. Die Planung ist sehr spannend und vielseitig. Schließlich ist jedes Event anders und muss daher sorgfältig geplant werden. Nicht außer Acht lassen sollte man unvorhersehbare Faktoren. Diese können bei jedem Event anders sein. Die Kunst eines Organisators ist es das Event auf die spezifische Umgebung anzupassen. Sollte dies nicht der Fall sein, so kann das Event auch nicht erfolgreich werden. Ein gutes Beispiel ist die Planung einer Messeveranstaltung im Ausland.
Ein Event auf die Ortsbedingungen anpassen
Es gibt bei einem Event viele kalkulierbare Risiken. Grundsätzlich muss man eine professionelle Planung durchführen und immer auf den Ernstfall vorbereitet sein. Ein Event ist ein großes Projekt. Es könnte alles eintreten. Beispielsweise muss man für schlechtes Wetter eine Notlösung parat haben. Dann muss man auch das Personal organisieren. Wie soll man reagieren, wenn beispielsweise wichtige Personen plötzlich ausfallen? Hier kann man nur eines machen, und zwar einen kühlen Kopf bewahren. Dies ist natürlich nicht so einfach. Wo es möglich ist, solle man immer Plan B Varianten ausgearbeitet haben. Dadurch kann man sich für unvorhersehbare Ereignisse vorbereiten. Am wichtigsten ist es jedoch die Situation so zu akzeptieren wie sie ist.
Checkliste erstellen
Natürlich kann man ein größeres Event nicht mit einer einfachen Checkliste planen. Es wäre selbstverständlich, dass man mit dem einfachen Aufschreiben auf einem Stück Papier nicht weiterkommen würde. Was man für die Organisation braucht ist ein richtiger Projektplaner. Diese kann man entweder in einem Buchgeschäft kaufen oder im Internet nutzen. Die Projektplaner im Internet sind sehr zu empfehlen. So kann es sich als schwierig erweisen ein größeres und komplexes Projekt in einem Papier-Kalender zu managen.
Welche Inhalte sind bei einem Event wichtig?
Bei einem Event muss man zunächst Eventziele definieren können. Darüber hinaus muss man auch wissen was das Zielpublikum ist. Kennt man die Gäste nicht, so wird man auch mit dem Event keinen Erfolg verbuchen können. Weiterhin kann es helfen einen Roten Faden für die Veranstaltung zu haben und diesen konsequent umzusetzen.
Weiterhin muss man auch ein Datum festlegen können. Hier geht es überwiegend darum herauszufinden, ob sich das gewünschte Datum mit Daten von anderen Events überschneidet. Weiterhin sollte man vermeiden, dass das Event während der Schulferien oder an einem Feiertag stattfindet.
Dann muss man auch bestimmen welche Utensilien gebraucht werden. Sehr nützlich sind immer Infoständer. Sie können die Navigation bei der Veranstaltung wesentlich vereinfachen.
