Eine ERP-Software für Selbstständige
Auch Solo-Selbstständige können von einer ERP-Software profitieren. Am Markt finden sich spezielle Lösungen, die extra für Kleinstunternehmen und Selbstständige konzipiert wurden.
Wer an ERP-Software denkt, hat meist komplexe Softwaresysteme in Großkonzernen im Sinn. Doch schon längst haben ERP-Systeme den Einzug in kleine und mittelständische Unternehmen gefunden.
Und auch Selbstständige und Kleinstunternehmen können von einer solchen Anwendung profitieren. Wie genau, das wollen wir Ihnen an dieser Stelle einmal genauer aufzeigen. Auch gehen wir auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software ein. Dies wird uns dabei helfen zu verstehen, welches Potential der Einsatz einer solchen Lösung mit sich bringt.
Was ist eine ERP-Software? - Eine Definition
Hinter der Abkürzung ERP verbirgt sich das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Bei der unternehmerischen Aufgabe geht es um die optimale Nutzung aller zur Verfügung stehender Ressourcen. Durch die optimale Gestaltung aller Prozesse im Unternehmen sollen die Ressourcen möglichst effizient genutzt werden.
Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel. Neben den zu verarbeitenden Gütern werden hierunter auch das Personal oder andere Faktoren wie Immobilen, der Fuhrpark, Maschinen oder finanzielle Mittel gefasst.
All diese Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass keinerlei Engpässe im Betriebsablauf entstehen und gleichzeitigt keinerlei Ressourcen verschwendet werden. Da ein Unternehmen zig verschiedenster Prozesse aufweiset, die teilweise parallel zueinander verlaufen oder ineinandergreifen, ist dies keine leichte Aufgabe.
Eine ERP-Software ermöglicht die zentrale Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse sorgt so für schlanke und schnelle Abläufe im Unternehmen. Dazu werden alle Prozesse in der Software digital abgebildet. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. Somit haben alle Akteure dann Zugriff auf dieselben konsistenten Daten, was den Informationsfluss verbessert und Fehlern vorbeugt.
Aufbau einer ERP-Software
Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes dieser Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich Module für die Produktion, die Lagerverwaltung, das Personalmanagement, für das Rechnungswesen oder auch für die Kundenverwaltung in einer ERP-Software an.
Jedes Modul verfügt über zahlreiche Funktionen, die die einzelnen Prozesse softwareseitig unterstützen und teilweise sogar automatisieren. Über die zentrale Datenbank sind die Module miteinander verbunden und ermöglichen so abteilungsübergreifende und effizientere Prozesse. Wichtig dabei ist es, dass die Module in der Lage sind, die Prozesse des Unternehmens möglichst in Gänze abzubilden.
Nur so wird es möglich Ressourcen langfristig auf allen Ebenen einzusparen und schlanke Prozesse im gesamten Unternehmen zu realisieren. Neben dem Funktionsumfang der ERP-Software wird jedoch auch die Frage nach dem Lizenzmodell zunehmend wichtiger.
Cloud oder lokal implementiert?
Während man klassischerweise die Software erwarb und diese auf den hauseigenen Servern implementierte, haben sich in den letzten Jahren weitere Modelle entwickelt, die auch kleinere Unternehmen den Zugang zu einer ERP-Software ermöglichen. Allen Voran ist hier die Cloud auf dem Vormarsch.
Hier bucht man entsprechend seines Bedarfs Lizenzen und Funktionen und zahlt dann einen monatlichen Betrag um die Software über das Internet zu nutzen. Es bedarf keiner eigenen Server mehr und auch die Wartung und Instandhaltung der Software entfällt auf den ERP-Anbieter. Das macht dieses Modell gerade für kleine Unternehmen und Selbstständige so attraktiv.
Wie eine ERP-Software für Selbstständige beschaffen sein muss, wollen wir uns einmal genauer ansehen. Dabei spielen weniger die einzelnen Funktionen eine Rolle, da diese maßgeblich von der Branche abhängen, in der der Selbstständige tätig ist. Vielmehr interessieren uns an dieser Stelle die Rahmenbedingungen, die es bei der Auswahl der passenden Software zu berücksichtigen gilt.
Unkomplizierter Einstieg in die ERP-Welt
Gerade Selbstständige haben oftmals wenig Zeit sich umfangreiche Expertise für Softwareprojekte anzueignen. Der eigene Geschäftsablauf steht im Vordergrund. Das ist oftmals auch der Grund, warum viele gänzlich auf die Einführung einer ERP-Software verzichten.
Dabei hilft die ERP-Software langfristig bei der Arbeitsorganisation und setzt Kapazitäten an vielen Stellen frei. Daher sollte der Einstieg in die Nutzung der Software möglichst einfach sein. Viele ERP-Anbieter haben dies erkannt und bieten Selbstständigen die Möglichkeit mit benutzerfreundlichen Oberflächen und intuitiven Funktionen schnell und einfach in die ERP-Welt zu starten.
Gerade ERP-Systeme aus der Cloud bieten hier eine gute Möglichkeit. Hier können Funktionen entsprechend des eigenen Bedarfs gebucht werden. Nach und nach können dann weitere Funktionen hinzugebucht werden, ohne dass es einer langen Einführungsphase oder ähnlichem bedarf.
Entlastende Funktionen in der ERP-Software
Im ersten Moment ergibt es Sinn entlastende Funktionen in der ERP-Software zu nutzen. Also all jene Funktionen zu priorisieren, die konkret Arbeit abnehmen. Eine automatische Rechnungsstellung beispielweise oder auch eine umfangreiche Kundendatenbank sind hier unterstützende Tools.
Hat man viele dieser entlastenden Funktionen erfolgreich in den Geschäftsalltag integriert, entsteht Raum sich auch mit komplexeren Funktionen auseinanderzusetzen, die dann echte Mehrwert in Sachen Ressourcenersparnis liefern können.
Kundendaten lassen sich beispielsweise gezielt auswerten und Marketingaktionen an Hand dieser differenzierten Daten individueller gestalten. So erreichen Sie Ihre Kunden genau dort, wo diese sich aufhalten und mit genau dem Angebot, dass diese sich wünschen.
Nur zahlen was auch genutzt wird
Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Beschaffenheit einer ERP-Software für Selbstständige zielt auf die Flexibilität des Funktionsumfangs dieser ab. Damit eine ERP-Software langfristig zum Unternehmenserfolg beitragen kann, muss diese skalierbar sein. Verändert sich das Geschäftsumfeld, muss auch die Software sich anpassen.
Kommen weitere Mitarbeiter hinzu, benötigen auch diese einen Zugang zur Software und den Funktionen. Doch bis dahin will man all diese Möglichkeiten möglichst ausklammern und die Software so schmal wie möglich halten. Schließlich will man sicher nicht für Funktionen und Lizenzen bezahlen, die man derzeit noch gar nicht benötigt.
